Politique de confidentialité et de gouvernance des renseignements personnels

1. Qui nous sommes

Solutions Vireo (« Solutions Vireo », « nous ») conçoit et intègre des solutions d'automatisation, d'intelligence artificielle et d'optimisation des processus pour les entreprises.

• Dénomination légale : Solutions Vireo
• Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) : 1175006841
• Adresse d'affaires : 29, rue Sauvageau, Québec (Québec) G1C 5N2, Canada
• Courriel : info@solutionsvireo.com
• Téléphone : 581 928-5758

La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, comment nous les protégeons et quels droits vous pouvez exercer. Elle s'applique à ce site web ainsi qu'aux échanges que nous avons avec vous dans le cadre de nos services.

Elle est encadrée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, une personne est désignée responsable de la protection des renseignements personnels. Elle veille au respect de la présente politique et traite vos demandes.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous appliquons le principe de la collecte minimale : nous ne demandons que ce qui est nécessaire aux fins décrites à la section 4.

3.1 Renseignements que vous nous fournissez

Lorsque vous remplissez le formulaire de contact de ce site :

Lorsque vous vous inscrivez aux nouveautés du portfolio, nous recueillons uniquement votre adresse courriel, pour vous avertir de la publication d'un nouveau projet.

Le calculateur de retour sur investissement effectue tous ses calculs dans votre navigateur : les chiffres que vous y saisissez ne nous sont transmis que si vous choisissez de les joindre à une demande de soumission, par le formulaire de contact.

Nous recueillons aussi les renseignements que vous nous communiquez spontanément par courriel, par téléphone ou lors de nos rencontres.

3.2 Défi 7 jours

Lorsque vous vous inscrivez au Défi 7 jours (par exemple en balayant le code QR présenté lors d'une conférence), nous recueillons :

• Double confirmation. Après le formulaire, vous recevez seulement un courriel vous demandant de confirmer votre inscription. Aucun autre courriel, texto ni appel ne vous est adressé avant cette confirmation. Une inscription non confirmée est effacée après 7 jours.
• Ce que vous recevez. Un courriel et un texto de bienvenue, puis chaque matin, pendant 7 jours, le défi du jour par courriel et un rappel par texto. Par la suite, et seulement parce que vous l'avez accepté, nous pouvons vous écrire, vous texter ou vous appeler au sujet de nos services.
• Vous désabonner en tout temps. Cliquez sur le lien présent dans chaque courriel, répondez ARRET ou STOP à un texto, ou écrivez au responsable identifié à la section 2. Le lien du courriel met fin à tous les envois, courriels et textos, dès sa confirmation.
• Comment c'est traité. Votre inscription est enregistrée dans notre outil d'automatisation (n8n), installé sur un serveur que nous louons chez Hostinger. Les courriels partent de notre messagerie Google Workspace, et les textos passent par Twilio. Ces fournisseurs sont décrits aux sections 7 et 8. Le numéro qui vous texte est aussi celui de l'activité de courtage immobilier de David Blouin.

3.3 Renseignements recueillis automatiquement

• Mesure d'audience, seulement si vous l'acceptez : Microsoft Clarity et Google Analytics recueillent des données sur votre utilisation du site. Le détail figure à la section 6.
• Protection des formulaires : la vérification anti-pourriel Cloudflare Turnstile reçoit votre adresse IP et des caractéristiques techniques de votre navigateur (section 6.5).

Comme pour tout site web, notre hébergeur consigne des données techniques de connexion (adresse IP, type de navigateur, pages demandées, date et heure) à des fins de sécurité, de prévention des abus et de bon fonctionnement du service. Ces journaux sont conservés par l'hébergeur selon ses propres délais et ne sont pas utilisés par nous à des fins de marketing.

Hébergeur du site : Hostinger International Ltd.

4. Fins pour lesquelles nous utilisons ces renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour :

• répondre à votre demande et assurer le suivi de nos échanges ;
• savoir par quels moyens (réseaux sociaux, recherche, recommandation) nos services se font connaître ;
• préparer et vous transmettre une offre de service ou une soumission ;
• fournir, exécuter et soutenir les services que vous nous confiez ;
• vous transmettre de l'information commerciale, uniquement si vous y avez consenti expressément, avec un lien de désabonnement dans chaque envoi ;
• vous avertir de la publication d'un nouveau projet, si vous vous êtes inscrit aux nouveautés du portfolio ;
• vous transmettre le Défi 7 jours et ses rappels par courriel et par texto, si vous vous y êtes inscrit et avez confirmé votre inscription (section 3.2) ;
• mesurer la fréquentation du site et comprendre son utilisation afin de l'améliorer, uniquement si vous y avez consenti (section 6) ;
• respecter nos obligations légales, comptables et fiscales ;
• assurer la sécurité de nos systèmes, protéger nos formulaires contre les envois automatisés et prévenir la fraude.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais vos renseignements personnels. Nous ne les utilisons pas pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, ni pour établir un profil publicitaire à votre sujet. Les outils de mesure d'audience décrits à la section 6, qui analysent votre navigation sur ce site, ne sont activés qu'avec votre consentement.

5. Consentement

Nous recueillons votre consentement de manière libre, éclairée et à des fins précises. Au moment de la collecte, nous vous informons des fins poursuivies, des moyens utilisés, du caractère obligatoire ou facultatif de chaque renseignement et des conséquences d'un refus.

Toute utilisation à une fin nouvelle fera l'objet d'un consentement distinct. Le consentement à recevoir de l'information commerciale est facultatif et séparé : le refuser ne vous empêche jamais d'obtenir une réponse à votre demande.

Le consentement à la mesure d'audience est lui aussi demandé séparément, par une bannière affichée à votre première visite. Refuser est aussi simple qu'accepter et n'a aucune incidence sur votre accès au site.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant au responsable identifié à la section 2. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif sur les traitements déjà effectués et peut nous empêcher de poursuivre un mandat en cours.

6. Témoins et mesure d'audience

Par défaut, ce site ne dépose aucun témoin (« cookie ») de suivi. À votre première visite, la bannière « Gestion des cookies » vous permet de tout refuser, de tout accepter ou de personnaliser votre choix par catégorie : les témoins nécessaires, toujours actifs, et la mesure d'audience, désactivée par défaut. Tant que vous n'avez pas accepté la mesure d'audience, les outils décrits ci-dessous ne sont pas chargés et aucune donnée ne leur est transmise.

6.1 Microsoft Clarity, avec votre consentement

Si vous acceptez, nous utilisons Microsoft Clarity, un service de Microsoft Corporation (États-Unis), pour comprendre comment les visiteurs utilisent le site et repérer ce qui est difficile à trouver ou à utiliser. Clarity recueille :

• les pages consultées, la durée de la visite et la page d'où vous arrivez ;
• vos interactions : clics, défilement, mouvements du pointeur ;
• des renseignements techniques : type d'appareil, navigateur, système d'exploitation, taille d'écran, ainsi que le pays ou la région approximative déduits de votre adresse IP ;
• des reproductions de visites (enregistrements de session) et des cartes de chaleur, reconstituées à partir de ces interactions.

Microsoft agit comme responsable de ses propres traitements. Selon les conditions de Clarity, Microsoft peut utiliser ces données à ses propres fins, conformément à sa déclaration de confidentialité : fournir et améliorer ses produits, et établir des profils, notamment à des fins publicitaires. C'est la principale raison pour laquelle Clarity n'est activé qu'avec votre accord.

Les enregistrements de session sont conservés 30 jours ; un échantillon d'enregistrements, ceux que nous marquons pour analyse, ainsi que les statistiques et cartes de chaleur, jusqu'à 9 mois. Clarity ne permet pas de supprimer les données d'un visiteur en particulier avant ces délais : elles sont pseudonymes et ne sont pas reliées à votre nom.

6.2 Google Analytics, avec votre consentement

Si vous acceptez, nous utilisons aussi Google Analytics, un service de Google LLC (États-Unis), pour mesurer la fréquentation du site : nombre de visites, pages consultées, durée, provenance des visites (moteur de recherche, lien, publicité), type d'appareil et de navigateur, ainsi que la ville, la région ou le pays approximatifs déduits de votre adresse IP.

Les données détaillées sont conservées 2 mois dans Google Analytics ; seules des statistiques agrégées, qui ne vous concernent pas individuellement, sont conservées au-delà. Pour en savoir plus : comment Google utilise les données des sites qui utilisent ses services.

6.3 Témoins et stockage utilisés

6.4 Modifier votre choix

Vous pouvez accepter ou retirer votre consentement en tout temps, avec le bouton ci-dessous ou le lien « Gestion des cookies » au bas de chaque page. Si vous le retirez, Clarity et Google Analytics cessent d'être chargés et leurs témoins déposés sur notre domaine sont effacés. Vous pouvez aussi supprimer les témoins dans les réglages de votre navigateur.

Votre choix actuel : mesure d'audience inactive (JavaScript désactivé)

Gérer mes préférences

6.5 Vérification anti-pourriel (Cloudflare Turnstile)

La page d'accueil, qui contient nos formulaires, charge dès son ouverture la vérification Cloudflare Turnstile, un service de Cloudflare, Inc. (États-Unis). Pour distinguer un visiteur humain d'un robot d'envoi de pourriel, elle reçoit votre adresse IP et analyse des caractéristiques techniques de votre navigateur et de votre appareil. Cette vérification est nécessaire à la sécurité de nos formulaires ; elle ne dépend donc pas de la bannière de consentement. Selon Cloudflare, les données recueillies servent uniquement à cette vérification et ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.

7. Communication à des tiers

Nous ne communiquons vos renseignements personnels à des tiers que dans les cas suivants, et toujours en limitant l'information au strict nécessaire :

• Fournisseurs de services qui agissent pour notre compte (hébergement du site, service de formulaire, messagerie, outil de gestion de la relation client, comptabilité). Nous ne leur communiquons que les renseignements nécessaires au service qu'ils nous rendent.
• Obligation légale : lorsqu'une loi, une ordonnance d'un tribunal ou une autorité compétente l'exige.
• Avec votre consentement, dans tout autre cas.

Nos fournisseurs actuels

Lorsque vous soumettez un formulaire du site, son contenu est transmis à Web3Forms, qui nous le relaie par courriel. Nous consignons ensuite votre demande dans notre outil de suivi. Aucun autre traitement n'est effectué sur ces renseignements.

Cette liste est tenue à jour. Pour connaître les fournisseurs en place au moment de votre demande, écrivez au responsable identifié à la section 2.

8. Communication à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services hébergent ou traitent des données à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada, aux États-Unis ou en Europe. Vos renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces juridictions et, dans certains cas, accessibles aux autorités locales.

Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi 25. Nous n'y procédons que si l'évaluation démontre que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate.

Concrètement, à ce jour :

• Hostinger (hébergement du site) est une société chypriote. Le serveur qui héberge notre site est situé aux États-Unis.
• monday.com (suivi des demandes) est une société israélienne. Les données de notre compte sont hébergées aux États-Unis, chez Amazon Web Services.
• Google Workspace (messagerie) est exploité par Google, une société américaine. Nos courriels, y compris les demandes reçues par les formulaires du site, sont conservés dans ses centres de données, notamment aux États-Unis.
• Web3Forms (réception des formulaires) est exploité par Web3Creative, une entreprise établie en Inde. Selon les renseignements publiés par le fournisseur, les données sont hébergées dans l'Union européenne et aux États-Unis.
• Cloudflare (vérification anti-pourriel) est une société américaine qui exploite un réseau mondial de centres de données.
• Microsoft Clarity (mesure d'audience) est exploité par Microsoft Corporation, aux États-Unis. Aucune donnée ne lui est transmise si vous refusez la mesure d'audience.
• Google Analytics (mesure d'audience) est exploité par Google LLC, aux États-Unis. Aucune donnée ne lui est transmise si vous refusez la mesure d'audience.
• n8n (automatisation du Défi 7 jours) est installé sur un serveur que nous louons chez Hostinger, situé aux États-Unis. Aucune donnée n'est transmise à l'éditeur de n8n.
• Twilio (textos du Défi 7 jours) est une société américaine ; les textos transitent aussi par les opérateurs de téléphonie canadiens.

Ces fournisseurs publient des engagements en matière de sécurité et de confidentialité. Pour connaître l'emplacement exact des données au moment de votre demande, écrivez au responsable identifié à la section 2.

9. Renseignements traités pour le compte de nos clients

Dans le cadre de nos mandats d'automatisation et d'intégration, nous sommes parfois appelés à accéder à des systèmes contenant des renseignements personnels appartenant à nos clients (leurs propres employés, clients ou fournisseurs).

Dans ces situations :

• notre client demeure responsable de ces renseignements ; nous agissons pour son compte, selon ses instructions ;
• nous n'utilisons ces renseignements que pour exécuter le mandat convenu, jamais à nos propres fins ;
• les systèmes sont construits dans les comptes de notre client, qui en conserve la propriété et le contrôle ;
• nous appliquons le principe du moindre privilège : nous ne demandons que les accès strictement nécessaires, et ceux-ci peuvent être révoqués en tout temps ;
• chaque mandat est encadré par une entente écrite de confidentialité et de protection des renseignements personnels ;
• à la fin du mandat, nos accès sont retirés et toute copie de travail est détruite.

10. Conservation et destruction

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour la durée exigée par la loi.

Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés de manière irréversible.

11. Mesures de sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements, pour les protéger contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie ou la modification :

• chiffrement des communications avec ce site (HTTPS) ;
• authentification à deux facteurs sur les comptes qui le permettent ;
• gestionnaire de mots de passe et mots de passe uniques ;
• accès limité au strict nécessaire, révisé périodiquement ;
• appareils protégés par chiffrement du disque et verrouillage automatique ;
• sauvegardes régulières et vérifiées ;
• sélection de fournisseurs reconnus pour leurs mesures de sécurité.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est parfaitement sûre. Nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à agir promptement en cas d'incident.

12. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos renseignements personnels :

• Accès : savoir si nous détenons des renseignements à votre sujet et en obtenir communication.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement : cesser en tout temps une utilisation à laquelle vous aviez consenti.
• Désindexation et suppression : demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou la suppression d'un hyperlien, dans les cas prévus par la loi.
• Portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, ou demander qu'ils soient transmis à un tiers.
• Information sur une décision automatisée : être informé si une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et faire valoir vos observations. Nous n'utilisons actuellement aucune décision de ce type.

Comment exercer vos droits

Adressez votre demande par écrit au responsable identifié à la section 2, en précisant le droit que vous souhaitez exercer. Nous pourrons vous demander une preuve d'identité raisonnable afin d'éviter de divulguer des renseignements à la mauvaise personne.

Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Le traitement est gratuit ; des frais raisonnables pourraient s'appliquer à la transcription ou à la reproduction d'un volume important de documents, auquel cas nous vous en informerons avant d'y donner suite.

Si nous refusons votre demande, nous vous en donnerons les motifs par écrit, avec la disposition légale invoquée, et nous vous indiquerons les recours possibles.

13. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité, comme l'exige la Loi 25.

En cas d'incident impliquant un renseignement personnel, nous prenons sans délai les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences et éviter qu'il se reproduise. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en informons avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, sauf lorsque la loi permet d'y surseoir.

14. Gouvernance interne

Conformément à l'obligation d'établir et de publier des politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels, voici les nôtres :

• Rôles : le responsable identifié à la section 2 supervise la conformité, traite les demandes et tient le registre des incidents.
• Cycle de vie : chaque catégorie de renseignement a une finalité documentée, une durée de conservation définie (section 10) et un mode de destruction sécuritaire.
• Évaluations : une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est réalisée avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système traitant des renseignements personnels, ainsi qu'avant toute communication à l'extérieur du Québec.
• Confidentialité par défaut : les produits et services que nous offrons au public sont configurés, dès leur mise en service, avec les paramètres assurant le plus haut niveau de confidentialité, sans intervention de votre part.
• Révision : la présente politique et les pratiques associées sont révisées au moins une fois par année et à chaque changement significatif.

15. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La date de mise à jour et le numéro de version figurent en haut de cette page.

À chaque modification de la présente politique, la bannière de témoins s'affiche de nouveau lors de votre prochaine visite du site, avec un avis de mise à jour et un lien vers cette page. Votre choix concernant la mesure d'audience vous est alors redemandé. Nous vous invitons aussi à consulter cette page périodiquement.

16. Questions, préoccupations et plaintes

Pour toute question sur cette politique ou sur le traitement de vos renseignements personnels, communiquez d'abord avec le responsable identifié à la section 2. Nous nous engageons à examiner sérieusement chaque demande et à y répondre dans les 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas

Vous pouvez porter plainte auprès de l'autorité compétente :

• Commission d'accès à l'information du Québec — cai.gouv.qc.ca
  Pour les entreprises exerçant leurs activités au Québec.
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada — priv.gc.ca
  Pour les activités visées par la loi fédérale.