Politique de confidentialité et de gouvernance des renseignements personnels

1. Qui nous sommes

Solutions Vireo (« Solutions Vireo », « nous ») conçoit et intègre des solutions d'automatisation, d'intelligence artificielle et d'optimisation des processus pour les entreprises.

• Dénomination légale : Solutions Vireo
• Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) : 1175006841
• Adresse d'affaires : 29, rue Sauvageau, Québec (Québec) G1C 5N2, Canada
• Courriel : info@solutionsvireo.com
• Téléphone : 581 928-5758

La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, comment nous les protégeons et quels droits vous pouvez exercer. Elle s'applique à ce site web ainsi qu'aux échanges que nous avons avec vous dans le cadre de nos services.

Elle est encadrée par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, une personne est désignée responsable de la protection des renseignements personnels. Elle veille au respect de la présente politique et traite vos demandes.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Nous appliquons le principe de la collecte minimale : nous ne demandons que ce qui est nécessaire aux fins décrites à la section 4.

3.1 Renseignements que vous nous fournissez

Lorsque vous remplissez le formulaire de contact de ce site :

Nous recueillons aussi les renseignements que vous nous communiquez spontanément par courriel, par téléphone ou lors de nos rencontres.

3.2 Renseignements recueillis automatiquement

Comme pour tout site web, notre hébergeur consigne des données techniques de connexion (adresse IP, type de navigateur, pages demandées, date et heure) à des fins de sécurité, de prévention des abus et de bon fonctionnement du service. Ces journaux sont conservés par l'hébergeur selon ses propres délais et ne sont pas utilisés par nous à des fins de marketing.

Hébergeur du site : Hostinger International Ltd..

4. Fins pour lesquelles nous utilisons ces renseignements

Nous utilisons vos renseignements personnels uniquement pour :

• répondre à votre demande et assurer le suivi de nos échanges ;
• préparer et vous transmettre une offre de service ou une soumission ;
• fournir, exécuter et soutenir les services que vous nous confiez ;
• vous transmettre de l'information commerciale, uniquement si vous y avez consenti expressément, avec un lien de désabonnement dans chaque envoi ;
• respecter nos obligations légales, comptables et fiscales ;
• assurer la sécurité de nos systèmes et prévenir la fraude.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons jamais vos renseignements personnels. Nous ne les utilisons pas pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, ni pour du profilage.

5. Consentement

Nous recueillons votre consentement de manière libre, éclairée et à des fins précises. Au moment de la collecte, nous vous informons des fins poursuivies, des moyens utilisés, du caractère obligatoire ou facultatif de chaque renseignement et des conséquences d'un refus.

Toute utilisation à une fin nouvelle fera l'objet d'un consentement distinct. Le consentement à recevoir de l'information commerciale est facultatif et séparé : le refuser ne vous empêche jamais d'obtenir une réponse à votre demande.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant au responsable identifié à la section 2. Le retrait n'a pas d'effet rétroactif sur les traitements déjà effectués et peut nous empêcher de poursuivre un mandat en cours.

6. Témoins et technologies de suivi

Aucun témoin n'est déposé sur votre appareil par ce site à l'heure actuelle.

Si nous ajoutons un jour un outil d'analyse d'audience ou de mesure publicitaire, une bannière de consentement préalable sera mise en place : les témoins non essentiels ne seront déposés qu'après votre accord explicite, les paramètres de confidentialité les plus élevés s'appliqueront par défaut, et la présente politique sera modifiée avant toute activation.

7. Communication à des tiers

Nous ne communiquons vos renseignements personnels à des tiers que dans les cas suivants, et toujours en limitant l'information au strict nécessaire :

• Fournisseurs de services qui agissent pour notre compte (hébergement du site, service de formulaire, messagerie, outil de gestion de la relation client, comptabilité). Ils sont liés par contrat, ne peuvent utiliser les renseignements qu'aux fins prévues et doivent appliquer des mesures de protection comparables aux nôtres.
• Obligation légale : lorsqu'une loi, une ordonnance d'un tribunal ou une autorité compétente l'exige.
• Avec votre consentement, dans tout autre cas.

Nos fournisseurs actuels

Lorsque vous soumettez le formulaire de contact, votre demande est acheminée automatiquement vers notre outil de suivi et une notification nous est envoyée par courriel. Aucun autre traitement n'est effectué sur ces renseignements.

Cette liste est tenue à jour. Pour connaître les fournisseurs en place au moment de votre demande, écrivez au responsable identifié à la section 2.

8. Communication à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services hébergent ou traitent des données à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada, aux États-Unis ou en Europe. Vos renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces juridictions et, dans certains cas, accessibles aux autorités locales.

Avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi 25. Nous n'y procédons que si l'évaluation démontre que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, et la communication est encadrée par une entente écrite.

Concrètement, à ce jour :

• Hostinger (hébergement du site) est une société chypriote dont les centres de données sont répartis dans plusieurs pays. L'emplacement retenu pour notre site est l'Union européenne.
• monday.com (suivi des demandes) est une société israélienne dont les données sont hébergées chez un fournisseur infonuagique, selon la région associée à notre compte.

Ces deux fournisseurs sont soumis à des cadres de protection reconnus et offrent des engagements contractuels en matière de sécurité et de confidentialité. Pour connaître l'emplacement exact des données au moment de votre demande, écrivez au responsable identifié à la section 2.

9. Renseignements traités pour le compte de nos clients

Dans le cadre de nos mandats d'automatisation et d'intégration, nous sommes parfois appelés à accéder à des systèmes contenant des renseignements personnels appartenant à nos clients (leurs propres employés, clients ou fournisseurs).

Dans ces situations :

• notre client demeure responsable de ces renseignements ; nous agissons pour son compte, selon ses instructions ;
• nous n'utilisons ces renseignements que pour exécuter le mandat convenu, jamais à nos propres fins ;
• les systèmes sont construits dans les comptes de notre client, qui en conserve la propriété et le contrôle ;
• nous appliquons le principe du moindre privilège : nous ne demandons que les accès strictement nécessaires, et ceux-ci peuvent être révoqués en tout temps ;
• chaque mandat est encadré par une entente écrite de confidentialité et de protection des renseignements personnels ;
• à la fin du mandat, nos accès sont retirés et toute copie de travail est détruite.

10. Conservation et destruction

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour la durée exigée par la loi.

Au terme de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés de manière irréversible.

11. Mesures de sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables, proportionnées à la sensibilité des renseignements, pour les protéger contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la copie ou la modification :

• chiffrement des communications avec ce site (HTTPS) ;
• authentification à deux facteurs sur les comptes qui le permettent ;
• gestionnaire de mots de passe et mots de passe uniques ;
• accès limité au strict nécessaire, révisé périodiquement ;
• appareils protégés par chiffrement du disque et verrouillage automatique ;
• sauvegardes régulières et vérifiées ;
• sélection de fournisseurs offrant des garanties contractuelles de protection.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est parfaitement sûre. Nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à agir promptement en cas d'incident.

12. Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos renseignements personnels :

• Accès : savoir si nous détenons des renseignements à votre sujet et en obtenir communication.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retrait du consentement : cesser en tout temps une utilisation à laquelle vous aviez consenti.
• Désindexation et suppression : demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou la suppression d'un hyperlien, dans les cas prévus par la loi.
• Portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis, ou demander qu'ils soient transmis à un tiers.
• Information sur une décision automatisée : être informé si une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et faire valoir vos observations. Nous n'utilisons actuellement aucune décision de ce type.

Comment exercer vos droits

Adressez votre demande par écrit au responsable identifié à la section 2, en précisant le droit que vous souhaitez exercer. Nous pourrons vous demander une preuve d'identité raisonnable afin d'éviter de divulguer des renseignements à la mauvaise personne.

Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Le traitement est gratuit ; des frais raisonnables pourraient s'appliquer à la transcription ou à la reproduction d'un volume important de documents, auquel cas nous vous en informerons avant d'y donner suite.

Si nous refusons votre demande, nous vous en donnerons les motifs par écrit, avec la disposition légale invoquée, et nous vous indiquerons les recours possibles.

13. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité, comme l'exige la Loi 25.

En cas d'incident impliquant un renseignement personnel, nous prenons sans délai les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences et éviter qu'il se reproduise. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous en informons avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées, sauf lorsque la loi permet d'y surseoir.

14. Gouvernance interne

Conformément à l'obligation d'établir et de publier des politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels, voici les nôtres :

• Rôles : le responsable identifié à la section 2 supervise la conformité, traite les demandes et tient le registre des incidents.
• Cycle de vie : chaque catégorie de renseignement a une finalité documentée, une durée de conservation définie (section 10) et un mode de destruction sécuritaire.
• Évaluations : une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est réalisée avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système traitant des renseignements personnels, ainsi qu'avant toute communication à l'extérieur du Québec.
• Fournisseurs : chaque fournisseur ayant accès à des renseignements personnels est encadré par une entente écrite.
• Confidentialité par défaut : les produits et services que nous offrons au public sont configurés, dès leur mise en service, avec les paramètres assurant le plus haut niveau de confidentialité, sans intervention de votre part.
• Révision : la présente politique et les pratiques associées sont révisées au moins une fois par année et à chaque changement significatif.

15. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique pour refléter l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La date de mise à jour et le numéro de version figurent en haut de cette page.

En cas de modification importante, nous en informerons les personnes concernées par un moyen raisonnable avant l'entrée en vigueur. Nous vous invitons à consulter cette page périodiquement.

16. Questions, préoccupations et plaintes

Pour toute question sur cette politique ou sur le traitement de vos renseignements personnels, communiquez d'abord avec le responsable identifié à la section 2. Nous nous engageons à examiner sérieusement chaque demande et à y répondre dans les 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas

Vous pouvez porter plainte auprès de l'autorité compétente :

• Commission d'accès à l'information du Québec — cai.gouv.qc.ca
  Pour les entreprises exerçant leurs activités au Québec.
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada — priv.gc.ca
  Pour les activités visées par la loi fédérale.